İzmir Kır Düğünü Planlarken Mekâna Sorulacak 15 Soru

Kır düğününde ilk soru: B planı gerçekten hazır mı?

Açık hava davetlerinde “yağmur yağarsa kapalı alana geçeriz” cevabı tek başına yeterli değildir. Yedek alanın kapasitesini ana alanın ilan edilen kapasitesiyle değil, sizin gerçek davet düzeninizle karşılaştırın: masa tipi ve sayısı, dans pisti, sahne, nikâh alanı, servis koridorları, çocuk/erişilebilirlik ihtiyaçları ve teknik ekipman yerleşimi birlikte sığıyor mu?

“Kapalı alan var” ifadesi aynı düğünün içeride aynı düzenle sürdürülebileceği anlamına gelmez. Mekândan B planı alanının sizin beklenen davetli sayınız ve seçtiğiniz masa düzeniyle kurulmuş planını veya benzer bir etkinlik örneğini isteyin; geçişte masa sayısı, pist, sahne, dekor, menü servisi ya da program akışı değişecekse bunu önceden yazılılaştırın.

Rüzgâr da yağmur kadar önemlidir. Hafif dekorlar, masa üzeri düzenlemeler, ses sistemi ve gelin yolu kuvvetli rüzgârdan etkilenebilir. B planının yalnız misafirleri değil catering, elektrik, ses-ışık ve servis akışını da taşıyabildiğini doğrulayın.

• Yedek alan, beklenen davetli sayısını seçtiğiniz masa düzeniyle gerçekten alıyor mu?
• Pist, sahne, nikâh alanı ve servis koridorları B planında aynı anda korunabiliyor mu?
• Catering hazırlığı, sıcak/soğuk servis ve teknik ekip yedek alana sorunsuz taşınabiliyor mu?
• Alan değişikliğinde hangi dekor, menü, program veya hizmet kalemleri değişiyor?
• B planına geçiş kararını kim, hangi koşulda ve en geç ne zaman veriyor?

Mekâna sorulacak 15 temel soru

Görüşmede aşağıdaki soruların cevaplarını yazılı olarak not etmek, farklı mekânları aynı ölçütle karşılaştırmanızı kolaylaştırır.

• Yağmur veya kuvvetli rüzgâr durumunda B planı nedir?
• B planındaki gerçek oturma kapasitesi, seçtiğimiz masa düzeni, pist, sahne ve servis koridorları birlikte kurulduğunda kaç kişidir?
• Etkinlik için başlangıç ve kesin bitiş saati nedir?
• Açık alanda müzik için desibel veya saat sınırlaması var mı?
• Elektrik kesintisine karşı jeneratör bulunuyor mu?
• Zemin çim, taş, ahşap veya stabilize mi; topuklu ayakkabı için uygun mu?
• Misafir otoparkı ve vale hizmeti nasıl çalışıyor?
• Şehir dışından gelenler için transfer veya yakın konaklama seçenekleri var mı?
• Catering mekâna mı ait, dışarıdan firma getirilebilir mi?
• Menü tadımı ve özel beslenme seçenekleri sunuluyor mu?
• Dışarıdan organizasyon, fotoğrafçı veya müzik ekibi getirmek ek ücretli mi?
• Gelin-damat hazırlık odası var mı ve etkinlik boyunca kullanılabiliyor mu?
• Sineklik, haşere kontrolü veya mevsimsel önlem uygulanıyor mu?
• Çocuklar ve hareket kısıtlı misafirler için güvenli erişim var mı?
• İptal, erteleme ve tarih değişikliği şartları sözleşmede nasıl düzenleniyor?

Ses ve müzik kısıtlarını düğün günü öğrenmeyin

Kırsal veya yerleşim bölgelerine yakın açık hava mekânlarında müzik bitiş saati ya da ses seviyesi sınırı olabilir. DJ veya orkestra planlıyorsanız sahne kurulumu, elektrik ihtiyacı ve ses kontrolü önceden netleştirilmelidir.

After-party düşünüyorsanız ana davet bittikten sonra kullanılabilecek ayrı bir alan olup olmadığını sorun. Böylece program akışını gerçek mekân koşullarına göre kurabilirsiniz.

Zemin ve erişim fotoğraflarda görünmeyebilir

Çim alan romantik görünebilir ancak eğim, sulama, çamur, taşlık geçişler ve uzun yürüme mesafeleri misafir konforunu etkileyebilir. Yaşlı misafirler, bebek arabası kullanan aileler ve hareket kısıtlı konuklar için girişten masaya kadar olan yolu inceleyin.

Servis araçlarının, catering ekibinin ve teknik ekibin kullandığı yolların misafir alanıyla çakışıp çakışmadığını da gözlemlemek faydalıdır.

Sözleşmede hava koşulu maddesini açıklaştırın

Kötü hava nedeniyle alan değişirse yedek alanın gerçek davet düzeni, masa/pist/sahne yerleşimi, dekor, menü servisi ve program akışında hangi değişikliklerin olacağı; bu değişikliklerin maliyeti ve kararın kim tarafından, ne zaman verileceği yazılı olmalıdır.

Mümkünse B planı yerleşimini sözleşme eki, teklif eki veya onaylı plan olarak saklayın. Böylece “kapalı alan mevcut” gibi genel bir vaat yerine, sizin davetli sayınız ve hizmet kapsamınız için uygulanabilir planı karşılaştırabilirsiniz.

Kır düğünü seçerken en iyi karar, yalnızca güneşli bir günde mekânın nasıl göründüğüne değil, beklenmeyen durumlarda organizasyonun nasıl sürdürüleceğine de bakılarak verilir.

Sık sorulan sorular

Bunlar da işinize yarayabilir