Düğün Catering Firması Seçerken Menü Tadımı ve Sözleşme Rehberi

Önce mekânın dış catering kurallarını netleştirin

Catering firmasıyla menü konuşmadan önce düğün mekânının dışarıdan yiyecek-içecek hizmetine izin verip vermediğini ve hangi koşulları uyguladığını yazılı olarak öğrenin. Güncel İzmir mekân profillerinde dışarıdan catering kabulü, menü tadımı, menü değişikliği ve organizasyon sorumlusu gibi olanaklar ayrı ayrı belirtiliyor; bunların her mekânda standart olduğunu varsaymayın.

Mutfak ve hazırlık alanı, elektrik, su, soğuk depolama, yükleme-boşaltma saati ve dış tedarikçi erişimi gibi saha koşullarını da mekânla doğrulayın. Catering firmasının teklifinin bu koşullarla uyumlu olması gerekir.

• Dış catering kullanımına izin var mı ve tedarikçi için özel koşul bulunuyor mu?
• Hazırlık, servis, depolama ve bulaşık/temizlik için hangi alanlar kullanılabilir?
• Kurulum ve söküm için giriş-çıkış saatleri nedir?
• Elektrik, su, soğutma ve atık yönetimini kim sağlıyor?

Mekân + catering sorumluluk matrisini yazılı oluşturun

Teklifte bir kalemin “dahil” olması, onu mekânın mı yoksa catering firmasının mı sağlayacağını her zaman açıklamaz. Aynı işi iki tarafın da üstlendiğini sanmak kadar, iki tarafın da diğerinden beklemesi de düğün günü sorun yaratabilir. Bu nedenle sözleşmeden önce basit bir sorumluluk matrisi hazırlayın: her kalemin karşısında mekân, catering firması, çift veya başka tedarikçi yazsın.

Özellikle servis personeli ve saha sorumlusu, tabak-bardak-çatal bıçak, masa tekstili, sıcak/soğuk muhafaza ekipmanı, mutfak/servis alanı, pasta ve içecek servisi, özel menüler, kurulum-söküm, temizlik ve atık toplama için sorumluyu ayrı ayrı belirleyin. Pasta veya içeceği başka bir tedarikçi getiriyorsa teslim alma, saklama, porsiyonlama ve servis görevini de açıkça atayın.

• Mekânın sağladıkları
• Catering firmasının getirecekleri
• Çiftin veya üçüncü tedarikçinin sağlayacakları
• Her kalemin kurulum, servis, söküm ve temizlik sorumlusu

Menü tadımını sözleşmedeki menüye bağlayın

Tadımın amacı yalnızca lezzeti değerlendirmek değildir. Tadılan ürünün düğün günü hangi reçete, porsiyon ve sunumla servis edileceğini; menüde değişiklik yapılırsa bunun teklife nasıl yansıyacağını sorun. Tadım koşulları firmadan firmaya değişebileceği için ücret, katılımcı sayısı ve kaç alternatifin tadılacağı gibi ayrıntıları önceden teyit edin.

Tadımda onaylanan menüyü yalnız görüşme notunda bırakmayın. Nihai menü, alternatif yemekler ve onaylanan değişiklikler sözleşme veya ekinde tanımlansın; sonradan ürün değişmesi gerekirse kimin onay vereceği de belli olsun.

• Tadılan menü ile sözleşmeye yazılacak menü aynı mı?
• Porsiyon ve sunum biçimi nasıl tanımlanıyor?
• Mevsim veya tedarik nedeniyle ürün değişirse onay süreci nasıl işleyecek?
• Çocuk, vegan, vejetaryen veya başka özel menüler nasıl kaydedilecek?

Servis formatını ve personel kapsamını birlikte değerlendirin

Masaya servis, açık büfe, kokteyl veya karma düzen farklı personel, ekipman ve alan ihtiyaçları doğurur. Teklifleri karşılaştırırken yalnız yemek listesini değil, seçtiğiniz servis biçiminin mekânda nasıl kurulacağını ve düğün programıyla nasıl eşleşeceğini değerlendirin.

“Servis dahil” ifadesi tek başına yeterince açık değildir. Servis ekibinin hangi işleri üstleneceğini, sahada bir sorumlu bulunup bulunmayacağını ve personelin kurulum, pasta servisi, içecek servisi, gece ikramı veya söküm görevlerinden hangilerine dahil olduğunu sorun. Tek bir evrensel personel oranı varsaymak yerine firmanın davetli sayısı ve servis biçimine göre planını açıklamasını isteyin.

Alerjen ve özel beslenme ihtiyaçlarını LCV’den servis anına kadar izleyin

Vejetaryen, vegan veya çocuk menüsü gibi tercihler ile gıda alerjileri ve tıbbi beslenme gereksinimleri aynı risk düzeyinde değildir. LCV aşamasında gerçekten gerekli bilgiyi misafir adıyla ilişkilendirerek toplayın; belirsiz bir yanıt varsa kesin liste kapanmadan misafirle doğrulayın. Dijital LCV kullanıyorsanız bu akışı ayrıca dijital davetiye LCV, QR ve gizlilik kontrol listesinde planlayabilirsiniz: /blog/dijital-dugun-davetiyesi-lcv-qr-fotograf-gizlilik-kontrol-listesi.

Kesin listeyi catering firmasına yalnız toplam adet olarak iletmek yerine özel menü ihtiyacının hangi kişi ve gerekiyorsa hangi masa/oturma noktasıyla eşleştiğini yazılı hale getirin. Menü veya tadım sonrasında içerik değişirse özel ihtiyaçları yeniden kontrol edin; özel menü için son bildirim tarihini, varsa ek ücreti ve son dakika değişikliğinin hangi kanaldan kabul edileceğini de teklif aşamasında sorun.

Gıda alerjisinde “glutensiz”, “alerjene uygun” veya benzeri bir etiket tek başına çapraz temas güvencesi değildir. Mutfağın ilgili alerjeni nasıl yönettiğini doğrudan catering firmasından öğrenin ve servis ekibinin özel tabağı doğru misafire nasıl ulaştıracağını önceden belirleyin. Sağlayıcının veremediği bir tıbbi güvenceyi içerikten çıkarmayın; ciddi alerjilerde uygulanabilir yöntemi hizmet sağlayıcı ve ilgili misafirle açıkça teyit edin.

• LCV yanıtında tercih ile alerji/tıbbi gereksinim birbirinden ayrılıyor mu?
• Özel menü ihtiyacı isim ve gerekiyorsa masa/oturma bilgisiyle kesin listeye bağlandı mı?
• Mutfak çapraz temas konusunda hangi yöntemi uygulayabildiğini açıkça anlattı mı?
• Özel menü son bildirim tarihi, varsa ek ücret ve son değişiklik kanalı yazılı mı?
• Servis ekibi özel tabağın doğru kişiye nasıl teslim edileceğini biliyor mu?

Kişi sayısı ve son bildirim tarihini sözleşmeye bağlayın

Teklif için verdiğiniz tahmini davetli sayısı ile sözleşmedeki garanti veya faturalandırılacak kişi sayısı aynı olmayabilir. Firmanın minimum hizmet/sipariş eşiği olup olmadığını, varsa bunun garanti sayısından nasıl ayrıldığını ve hangi sayının ödeme hesabına esas alınacağını açıkça sorun.

Kesin kişi sayısının bildirileceği son tarihi ve bildirim kanalını yazılı belirleyin. Bu tarihten sonra sayı artarsa ek porsiyon ve servis kapasitesinin nasıl onaylanacağını; azalırsa garanti sayı, hazırlık ve faturalamanın nasıl etkileneceğini ayrıca teyit edin. Sabit minimum, ceza veya tolerans oranını sektör kuralı gibi varsaymayın.

Çocuk menüsü, tedarikçi ve ekip yemekleri, organizasyon ekibi ya da geç saat ikramı gibi grupların ana davetli hesabına dahil olup olmadığını ayrıca netleştirin. Özel menü adetlerini de aynı kesin listeyle kapatın; sonradan gelecek değişikliğin kime ve hangi yazılı kanaldan bildirileceği belli olsun.

İptal, erteleme ve değişiklik koşullarını ödeme planıyla birlikte okuyun

Kapora, ara ödeme, kalan ödeme, iptal ve tarih değişikliği koşulları firmaya göre değişir. Sözlü vaat yerine hangi ödemenin hangi tarihte yapılacağını, iptal veya ertelemede hangi tutarın iade edilip edilmeyeceğini ve menü ya da kişi sayısı değişikliğinin fiyatı nasıl etkilediğini yazılı sözleşmede görün.

Düğün tarihi, mekân, servis başlangıç-bitiş saatleri, menü, ekipman, personel kapsamı, kurulum-söküm, ulaşım ve varsa ek hizmetler aynı belgede açıkça tanımlandığında teklifleri karşılaştırmak kolaylaşır.

Teklifleri aynı kontrol listesiyle karşılaştırın

İki catering teklifini karşılaştırırken toplam rakamdan önce kapsam farklarını işaretleyin. Eksik kalemleri sonradan eklemek ilk bakışta uygun görünen teklifin gerçek toplamını değiştirebilir.

• Mekân dış catering hizmetine izin veriyor mu?
• Mutfak/servis alanı ve saha erişimi yazılı mı?
• Menü ve tadımda onaylanan değişiklikler sözleşmeye işlendi mi?
• Servis personeli, saha sorumlusu ve görev kapsamı tanımlı mı?
• Tabak, bardak, tekstil ve diğer ekipmanların dahil/hariç durumu yazıyor mu?
• Pasta, içecek ve özel menülerin tedarik, saklama ve servis sorumlusu belli mi?
• Özel menü son bildirim tarihi, varsa ek ücret, kişi-masa eşlemesi ve servis yöntemi yazılı mı?
• Kesin davetli sayısının bildirim tarihi ve sayı değişikliği koşulları yazılı mı?
• Kurulum, söküm, temizlik, atık ve mekân koordinasyonu sorumlulukları ayrılmış mı?
• Ödeme, iptal, erteleme ve değişiklik koşulları açık mı?

Sık sorulan sorular

Bunlar da işinize yarayabilir